In den meisten Unternehmen wurden die Formulare, auf die sich die Unternehmen stützen, von internen technischen Ressourcen erstellt und werden auch weiterhin von diesen gepflegt. Die IT-Abteilung kümmert sich um gedruckte oder elektronische Geschäftsformulare, weil die ursprünglichen Werkzeuge und Methoden zur Erstellung dieser Elemente eine präzise Handhabung komplizierter Software erforderten. Für den Entwurf und die Erstellung der Dokumente waren detailorientierte und konzentrierte Mitarbeiter erforderlich - die perfekte Definition eines Computerprogrammierers. In einigen Unternehmen übernehmen Formularentwicklungsgruppen einen Teil dieser Arbeit.

Leider kennen sich Programmierer und Formulardesigner nicht so gut mit den Anforderungen an Formulare aus wie die Mitarbeiter im Marketing, in der Rechtsabteilung, in der Compliance-Abteilung oder in anderen Benutzerabteilungen des Unternehmens. Die technischen Fachleute können zwar spezifische Anweisungen befolgen, aber es fehlt ihnen die geschäftliche Gesamtperspektive, die notwendig ist, um alle Entscheidungen zum Dokumentendesign zu treffen. Wenn die geschäftlichen Bedingungen Änderungen an den Formularen erfordern, finden sich die Personen, die am besten dafür qualifiziert sind, eher in der Rolle des Auftragserteilers als des Umsetzers wieder.

Ein weiterer Faktor, der dazu führt, dass die Verantwortung für die Pflege von Formularen in die Hände von Fachleuten gelegt wird, ist die Notwendigkeit, Daten aus einer Vielzahl von Quellen zu integrieren. Formulare enthalten Namen und Adressen, Teilenummern, Beschreibungen von Policen, Transaktionsdetails und vieles mehr. Einige Daten müssen in einer bestimmten Weise formatiert und auf den Formularen platziert werden. Wenn Geschäftsanwender, die mit komplizierter Software zur Dokumentenerstellung nicht vertraut sind, die Möglichkeit haben, Formulare mit variablen Daten zu ändern, können diese instabil oder sogar unbrauchbar werden. Wenn beispielsweise die Position eines Adressblocks geändert oder Informationen in der Nähe der Postanschrift hinzugefügt werden, können die Formulare nicht mehr versandt werden, wenn sie in Fensterumschläge eingelegt werden.

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IT-Abhängigkeit = Verzögerungen
Zur Frustration der Geschäftsbereiche kommt hinzu, dass die IT-Abteilungen häufig mit Arbeit überlastet sind. Änderungsanträge für Dokumente stehen oft ganz unten auf der Prioritätenliste. Unternehmen können Monate warten, bis die IT-Abteilung die Zeit und die Ressourcen hat, um Formularänderungen vorzunehmen. Eine schnelle Reaktion auf sich ändernde Geschäftsbedingungen ist fast unmöglich.

Wäre es nicht besser, wenn die Personen, die sich am besten mit der Verwendung und dem Zweck ihrer Formulare auskennen, diese selbst aktualisieren und testen könnten? Genau aus diesem Grund hat Eclipse Software das Business Communications CenterTM (BCC) entwickelt. Die BCC-Softwarelösung für das Kundenmanagement bietet den Anwendern eine intuitive Benutzeroberfläche, die es Abteilungen wie Marketing, Personalwesen und Rechtsabteilung ermöglicht, Kampagnen zu erstellen, die Nachrichtenübermittlung zu steuern und rechtliche Bestimmungen und Bedingungen zu verwalten, ohne sich auf die IT-Abteilung oder die Formularabteilung verlassen zu müssen.

Datengesteuerte Dokumente
BCC funktioniert mit jeder Unternehmenssoftware wie CRM- und ERP-Systemen. Es ermöglicht den kontrollierten Zugriff auf Bereiche der Dokumente, die von den Fachabteilungen geändert werden können. Die Abteilungen können ausgelöste und segmentierte Marketing- oder Informationsnachrichten, Upsell-Aktionen, regionsabhängige Sprachauswahlen und vieles mehr entwickeln - alles auf der Grundlage der von ihnen definierten Geschäftsregeln. Darüber hinaus können die Benutzer mit Eclipse BCC alle Variationen testen, indem sie die Datenvariablen manuell ändern - sie müssen nicht mehr darauf warten, dass die IT-Abteilung Testdaten erstellt, die alle Datenkombinationen abdecken! Die Benutzer können Inhaltsblöcke oder Regeln hinzufügen und deren Auswirkungen sofort in der Vorschau der Dokumente sehen. Allein diese Funktion kann ein typisches Projekt zur Dokumentenerweiterung um Wochen verkürzen.

BCC kann sogar die komplexe Aufgabe bewältigen, ungenutzten Leerraum zu verwalten - eine Aufgabe, die normalerweise nur mit fortgeschrittenen Programmierkenntnissen zu bewältigen ist. Mit der integrierten Logik lässt sich leicht festlegen, welche Inhalte auf der Grundlage des verbleibenden Platzes auf jedem variablen oder transaktionalen Dokument angezeigt werden sollen. Obligatorische Inhalte, wie z. B. vorgeschriebene Inhalte, werden immer angezeigt, während optionale Inhalte, wie z. B. Marketingnachrichten, nur dann in die Dokumente eingefügt werden, wenn der Platz dies zulässt. Wenn ein definierter Inhaltsblock nicht mehr in den verbleibenden Platz am Ende eines Dokuments passt, sucht BCC je nach den Regeln nach einem kleineren Element, das eingefügt werden kann.
 

IT- und Formularentwicklungsrückstände halten Unternehmen davon ab, Verbesserungen an ihren Formularen und Dokumenten vorzunehmen, die den Umsatz steigern, die Kundenbindung fördern und das Kundenerlebnis verbessern. Mit modernen Werkzeugen wie BCC von Eclipse Software können Unternehmen ihren Fachabteilungen die Kontrolle über das Aussehen und die Funktion ihrer internen und externen Dokumente überlassen, ohne wertvolle technische Ressourcen von Unternehmensprojekten mit hoher Priorität abzuziehen.